Retningslinjer for kundehenvendelse
Beskyttelse af personoplysninger og fortrolige oplysninger – for en sikkerheds skyld
Når du kontakter Statens Administration vedrørende personoplysninger eller andre fortrolige oplysninger om dig selv, din virksomhed eller andre, er det vores ansvar at sikre, at disse oplysninger ikke kommer i de forkerte hænder. Vi skal kunne identificere personen bag henvendelsen og sørge for en sikker afsendelse af oplysningerne.
Statens Administration har derfor opstillet følgende retningslinjer for, hvordan vi kan besvare lige netop din henvendelse.
Henvendelse pr. telefon:
Ringer du til Statens Administration, kan vi kun udlevere personfølsomme eller andre fortrolige oplysninger, hvis du, udover dit sagsnummer, kan besvare udvalgte kontrolspørgsmål. Kontrolspørgsmålene stiller vi for at sikre, at vi kun udleverer fortrolige oplysninger til den rette person.
Kan du ikke besvare kontrolspørgsmålene, kan vi kun besvare generelle spørgsmål i telefonen. Svar på spørgsmål om din konkrete sag, sender vi pr. brev til din folkeregisteradresse.
Eksempel
Henvender du dig pr. telefon om din studiegæld, skal du oplyse dit CPR.nr som sagsnummer og besvare kontrolspørgsmål om eksempelvis din restgæld eller oplysninger, som fremgår af et brev, som vi tidligere har sendt til dig.
Kontakter du os på vegne af en myndighed eller en virksomhed, kan vi efter et kontrolopkald til myndighedens eller virksomhedens hovednummer og ved viderestilling til dig besvare din henvendelse.
Henvendelse pr. e-mail:
Statens Administration anbefaler, at du sender din e-mail digitalt signeret og krypteret Når du signerer din e-mail, er vi sikre på, at henvendelsen kommer fra dig. Krypterer du samtidig din e-mail, sikrer du dig, at e-mailen bliver afsendt via en sikker forbindelse, så kun modtageren får adgang til oplysningerne.
Vi kan derfor kun besvare spørgsmål om din konkrete sag pr. e-mail, hvis du har sendt din e-mail digitalt signeret.
Er din e-mail ikke digitalt signeret, kan vi derimod kun sende et generelt svar til dig pr. e-mail. Svaret vedrørende din konkrete sag sender vi til dig pr. brev til din folkeregisteradresse eller virksomhedsadresse.
Eksempel
Sender du en ikke-signeret e-mail til os med spørgsmål om udbetaling af din tjenestemandspension, kan vi kun give dig et generelt svar pr. mail om reglerne for udbetaling af pension. Vi kan derimod ikke oplyse om eksempelvis beløbets størrelse. Da der er tale om personfølsom oplysning, kan vi give dig oplysningen skriftligt pr. brev eller i en krypteret e-mail.
Ønsker du at bestille nemID eller kryptere/signere en e-mail?
NemID skal bestilles via nemID's hjemmeside.
Bestil et nemID www.nemid.nu
Ønsker du at sende fortrolige oplysninger samt at modtage svar elektronisk via e-mail, kan du op nemID's hjemmeside se hvordan du krypterer/signerer din e-mail.
Læs og se hvordan du krypterer/signerer din e-mail www.nemid.nu
Fuldmagt / Samtykkeerklæring:
Du har også mulighed for at lade en anden person kontakte Statens Administration på dine vegne. Det kræver dog en gyldig fuldmagt, som skal indeholde følgende oplysninger.
• Navn, adresse og CPR-nummer på dig, der giver fuldmagten
• Navn, adresse og CPR-nummer på den person fuldmagten gives til
• Fuldmagtens indhold, dvs. hvad gives der fuldmagt til
• Din underskrift og datering
Der kan også være tilfælde, hvor Statens Administration bliver bedt om at udlevere oplysninger om dig. Her gælder reglen, at vi først må udlevere oplysninger, når vi har modtaget en samtykkeerklæring fra dig.