Indmelding af fejl

Det er besluttet, at al indberetning af fejl begået af Staten Administrations løn- og refusionsteams skal foregå via fejlindmeldelsesblanketterne i Lønportalen med virkning fra den 1. maj 2019.

På den måde bliver årsager til fejl, identificering af kilder til fejl og de deraf følgende justeringer i arbejdsgange og processer kategoriseret og dokumenteret og samtidigt lever Statens Administration op til Rigsrevisionens anbefalinger.

Ændringen sker med baggrund i Økonomistyrelsens anbefalinger til metodisk opfølgning på fejl og er et led i Statens Administrations bestræbelser på at levere en god kvalitet og sikre de bedst mulige arbejdsgange – og ikke mindst lære af fejl.

For kunderne betyder det, at hvis I indsender en mail eller kontakter os pr. telefon om en fejl begået af Statens Administration, vil vi i stedet bede jer om at indsende en blanket. Vi behandler først sagen, når vi har modtaget blanketten.

To blanketter i Lønportalen

I Lønportalen er der nu to blanketter til indmeldelse af fejl. Den ene til brug for fejl i lønadministrationen og den anden til brug for fejl i refusionsadministrationen. Det er derfor vigtigt, at det er den rigtige blanket, der anvendes. Der er ikke 2. godkendelse på fejlblanketterne.

• Blanketten til fejl i løn hedder ”Løn: Fejlmelding af Løn” og feltet til angivelse af, om det er løn eller refusion er fjernet
• Blanketten til fejl i refusion hedder ”Refusion: Fejlmelding af refusion”

Hvor er fejlen sket?

Som tidligere nævnt er fejlindmeldingsblanketterne kun til brug ved SAM-fejl og udgangspunktet er, at Statens Administration herigennem kan fremfinde den oprindelige dokumentation fra første indberetning.

Hvis Statens Administration er enige i, at Statens Administration har lavet en fejl, og dermed har den behørige dokumentation, indberetter Statens Administration det fornødne for at rette op på fejlen.

Hvis ikke Statens Administration er enige i eller er i tvivl om, at det er en SAM-fejl, kontaktes afsender og anmodes om at indsende en ny blanket med de rigtige oplysninger og relevant dokumentation.

Hvis det fejlen er sket på kundesiden (dvs. fra HR-personale, medarbejdere/ledere), som kunden selv konstaterer, skal der indsendes en ny korrekt blanket, hvoraf ændringen, i forhold til oprindelig blanket, fremgår og relevant dokumentation skal vedhæftes.

Andre indberetninger:

Blanketten ”Andre indberetninger” bliver også delt mellem Løn og Refusion og får disse navne: ”Løn: Andre indberetninger” og ”Refusion: Andre indberetninger”.

For at fremme kvaliteten i arbejdsgange og sagsbehandling er det vigtigt, at der anvendes den korrekte blanket. Ud over delingen er der ikke ændret i anvendelse af blanketten. Hvis man ved en fejl indberetter på den forkerte blanket, vil Statens Administration bede om genfremsendelse på den korrekte blanket.