Fakturamanager

Bannerbillede af servicebeskrivelse for fakturamanager

Formålet med denne servicebeskrivelse er at give eksisterende såvel som nye kunder indsigt i, hvilke opgaver Statens Administration tilbyder at varetage som kundens fakturamanager.

Opgavesplit

Statens Administration tilbyder at varetage opgaven med at være regnskabskundens fakturamanager. Dette skal ses som værende en udvidelse af de eksisterende services.

Statens Administration tilbyder at udarbejde konteringsforslag og fordele kundens kreditorfakturaer til bemyndigede medarbejdere, vedligeholde medarbejder- og godkendelseshierarki samt varetage leverandørkontakt. Dette håndteres i det statslige system ”Indkøb og Fakturahåndtering”, IndFak.

Kunden er ansvarlig for varemodtagelse og godkendelse af købsfakturaer.

Opgavesplittet mellem Statens Administration og kunden er beskrevet i Epicenteret, der indeholder alle kunderettede processer

Statens Administration påfører konteringsforslag på indkomne bilag i IndFak. Dette gøres med afsæt i kundens konteringsvejledning. Den endelige godkendelse af konteringsforslaget sker hos bemyndigede medarbejdere.

Statens Administration fordeler indkomne bilag i IndFak til bemyndigede medarbejdere med afsæt i medarbejder- og godkendelseshierarkiet i IndFak. Bemyndigede medarbejdere vil hermed ikke opleve en ændring i den vanlige arbejdsproces.

Statens Administration opretter og vedligeholder kundens medarbejder- og godkendelseshierarki i IndFak. Dette sker under forudsætning af, at Statens Administration får alle oplysninger om ændringer af roller, der påvirker hierarkiet – herunder en bemyndigelsesoversigt.

Som fakturamanager har Statens Administration leverandørkontakt. Dette er fx i forhold til korrekt udfyldelse af fakturaer med de nødvendige oplysninger, så som varemodtager/rekvirent.

Statens Administration følger op på ikke afregnede bilag i IndFak, hvilket vil sige åbne transaktioner. Der sendes rykkere ud via IndFak. Derudover kan Statens Administration udarbejde en oversigt over forfaldne bilag. Oversigten sendes til kunden.

Billede af proces for fakturamanager