Ved rejsebestilling sender kunden sine rejseblanketter til Statens Administration, der sikrer udarbejdelse af rejsebestillinger. Det er Statens Administrations ansvar, at reglerne for rejsebestillinger og dispositionsbeløb overholdes. Kunden har ansvaret for at oprette rejse- og udgiftsafregninger samt at godkende afregningerne.
Statens Administration bestiller rejserne med afsæt i den blanket, som kunden har udfyldt, og har kontakten med rejseselskabet Carlson Wagon Lit. I tilfælde af rejseændringer er det Statens Administration, der afbestiller og ændrer rejsen.
Endeligt sikrer Statens Administrations, at SKI*-aftalerne på hotellerne i Danmark benyttes. Ved en overskridelse af reglerne vil Statens Administration bede om yderligere begrundelse samt dokumentation. Det er kundens ansvar at vedhæfte til rejsebestillingen og senere til afregningen.
*Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) er en indkøbsorganisation, der gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige sektor i Danmark.